Czym jest podpis elektroniczny?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów to różne formy zatwierdzania dokumentów, które łączy to, że są zapisywane w formie cyfrowej. Może to być więc skan podpisanego ręcznie dokumentu, podpis rysikiem na tablecie, czy też kwalifikowany podpis elektroniczny, który służy do zatwierdzania poważnych dokumentów i ma taką samą moc prawną, jak tradycyjny podpis złożony na kartce papieru.

Można więc powiedzieć, że podpis elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem doskonale wszystkim znanego odręcznego podpisu. To nowoczesne rozwiązanie otwiera przed nami nowe możliwości i sprawia, że wiele codziennych czynności staje się bardziej wygodne i optymalne. Poniżej opisujemy kilka z nich.

Odbieranie paczek

W obecnych czasach coraz rzadziej zakupy robimy w fizycznych sklepach, a coraz normalniejsze staje się zamawianie produktów codziennego użytku za pośrednictwem internetu, szczególnie kiedy coraz popularniejsze są dostawy, gdzie kupiony produkt już następnego dnia jest dostarczony przez kuriera, a cena takiej przesyłki nie jest o wiele wyższa od przesyłki dostarczonej do paczkomatu.

Taka optymalizacja jest możliwa między innymi dzięki temu, że kurier nie musi wozić ze sobą sterty papierowych potwierdzeń do podpisania i wszystko, co musi ze sobą mieć, to niewielki tablet.

Załatwianie spraw urzędowych

Może nie każdy z was zdaje sobie z tego sprawę, ale jedną z form podpisu elektronicznego jest profil zaufany. To narzędzie stworzone na potrzeby polskiej administracji publicznej pozwala załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu.

Jak chyba wszyscy pamiętamy, jeszcze do niedawna załatwienie jakiejkolwiek sprawy urzędowej wiązało się z koniecznością wizyty w urzędzie, którego godziny pracy często zmuszały nas do brania wolnego w pracy. W samym urzędzie nie było wcale lepiej. Trzeba było najpierw znaleźć odpowiednie okienko, a następnie wypełnić papierowy formularz, który na końcu zwykle i tak okazywał się zły.

Obecnie w wielu przypadkach to samo można zrobić sprzed ekranu komputera. Jednakże portal ePUAP, który na to pozwala, nie mógłby działać bez metody bezpiecznego i pewnego weryfikowania tożsamości i zatwierdzania wniosków, którą jest jedna z form podpisu elektronicznego, czyli profil zaufany.

ePUAP to jednak nie jedyna platforma, na jakiej można załatwiać sprawy zdalnie dzięki wykorzystaniu podpisu elektronicznego. Możesz również przesyłać wnioski do KRS, GIODO, CEIDG, czy złożyć e-deklarację podatkową.

Podpisywanie umów i innych dokumentów

Nie możemy oczywiście zapominać o czynności, która jako pierwsza przychodzi nam na myśl, słysząc o jakimkolwiek podpisie. Jest nim oczywiście podpisywanie różnego rodzaju dokumentów w tym najważniejszych, czyli umów.

Podpis elektroniczny pozwala w tym wypadku na kilka usprawnień. Po pierwsze bezpieczeństwo. Mimo, że skan podpisanego dokumentu przesłanego e-mailem lub też skan podpisu podpisu jest wiążący prawnie, w przypadku przewodu sądowego wiąże się z nim wiele problemów m.in. potrzeba udowodnienia że dokument podpisała / złożyła podpis osoba do tego upoważniona; dostęp do maila użytego do przesłania dokumentu posiadała tylko osoba do tego upoważniona, itd

Podpis elektroniczny jest o wiele bardziej bezpieczny od tradycyjnego podpisu. Nie da się go bowiem ot, tak skopiować. Podpis cyfrowy jest bowiem zabezpieczony przy pomocy różnych metod kryptograficznych przypominających te stosowane przez banki. Co więcej, podpis elektroniczny zawiera precyzyjne dane, kiedy i przez kogo został złożony. Można więc bardzo łatwo prześledzić historię dokumentu i każdą zmianę w nim wprowadzoną.

Kolejną niezaprzeczalną zaletą tej formy zatwierdzania dokumentów, jest ogólnopojęta wygoda. Możesz więc akceptować dokumenty i podpisywać umowy z w zasadzie dowolnego miejsca na ziemi. Jedyne co musisz mieć, to odpowiednie oprogramowanie do podpisu elektronicznego na urządzeniu z dostępem do internetu. Dzięki temu każda sprawa może zostać załatwiona nieporównywalnie szybciej, bez konieczności marnowania czasu i środków na dostarczenie fizycznej kopii dokumentu.

Praca zdalna

Pandemia koronawirusa uświadomiła wielu osobom, że swoją pracę mogą równie skutecznie co z biura, mogą wykonywać ze swojego domu. Jedną z przeszkód do całkowitego przejścia na pracę na odległość, była konieczność fizycznego podpisywania umów i innych dokumentów. Problem ten rozwiązuje podpis elektroniczny. Dzięki niemu biznes może bez przeszkód wchodzić w erę cyfrową. Dzięki temu obecnie możliwe jest prowadzenie międzynarodowego biznesu, w który pracownicy mogą ze sobą współpracować, pomimo tego, że fizycznie znajdują się w różnych miastach, czy nawet krajach.

Podsumowanie

Trudno jednoznacznie stwierdzić, czy prawdziwa era cyfrowa jest jeszcze przed nami, czy możemy uznać, że ta już nas obowiązuje. Jesteśmy jednak pewni, że z czasem coraz więcej obszarów naszego codziennego życia będzie przenosiło się do świata cyfrowego, a papierowe dokumenty podpisywane odręcznie będą się stawały przestarzałe.

[Artykuł partnera]